Електронно трудово досиеЕлектронен архив на документите от трудовите досиета на персонала.

Електронното трудово досие може да замени хартиеното само ако системата отговаря на строги изисквания — за сигурност, достъпност, проследимост на историята и връзка с други системи. Bau24 е изграден именно около тези изисквания и следва действащата нормативна рамка.

Съществуващите хартиени досиета се дигитализират и импортират в системата автоматизирано и групово, така че преминаването към електронно досие не се превръща в месеци ръчна работа.

Служебните лица подписват импортираните документи групово с квалифициран електронен подпис и така удостоверяват тяхната вярност с хартиените оригинали. От този момент нататък електронното досие се крепи самостоятелно.

Поддържа се и хибриден режим: служителите могат да подават документи и на хартия — работодателят няма право да ги откаже — а системата проследява историята на отпечатаните преписи и на предоставените на хартиен носител документи, така че досието остава пълно, от където и да идва документът.

Досието обхваща цялото трудово правоотношение и приема документи от всякакъв характер:

Работодателят сам определя структурата на досието — с толкова папки, колкото са нужни за неговата организация: например назначаване, период на работа, прекратяване, безопасност на труда, фишове и дигитализираното хартиено досие. Папките се добавят лесно, а документите се местят от една в друга.

Към всеки документ могат да се добавят допълнителни параметри и цветни етикети за справки, бързо търсене и филтриране. Подписаните документи са видимо отбелязани, така че винаги е ясно кое има правна сила.

Всяко действие с документ е на един клик: преглед, изтегляне, преименуване, описание, замяна с нова версия, конвертиране в PDF и преглед на цялата активност по документа.

Достъпът до системата е защитен с двуфакторна идентификация, а права за достъп имат само оторизирани служебни лица. Всяко действие — добавяне, промяна или преглед на документ — се удостоверява с квалифициран електронен времеви печат с точност до секунда.

Пази се пълна история на движенията по досието: кой, кога и от какъв електронен адрес е добавил или променил документ. Датата и редът на постъпване на документите не могат да бъдат променяни, а файловете са защитени срещу случайно или незаконно унищожаване, неправомерен достъп, промяна или разпространение.

Документите се изпращат и получават чрез услуга за електронна препоръчана поща, подписани с електронен подпис — без куриери и хартия. Справки, сведения и документи се изготвят и обменят в електронен формат, а всички поделения на работодателя са свързани, за да се регистрират подадените при тях документи.

Регистри — всеки документ, въведен в досието, се регистрира автоматично в съответния регистър с номер и дата, когато вътрешните ви правила го изискват.

Отсъствия — заявленията за отпуск и болничен и заповедите на работодателя по тях се регистрират автоматично и стават част от досието на служителя.