Основни модули

Задачи и процесиОптимизирайте работния си процес чрез възможността за възлагане и проследяване изпълнението на задачите от персонала.

Модул „Задачи и процеси“ на bau24 ви помага да организирате, възлагате и проследявате работата в компанията от едно централизирано място. Управлявайте индивидуални задачи, екипни дейности, клиентски заявки и сложни работни процеси, като осигурите ясна отговорност, контрол върху сроковете и пълна проследимост на изпълнението. Независимо дали управлявате ежедневните задачи на екипа, изпълнявате договорни ангажименти или организирате повтарящи се административни и контролни дейности, bau24 ви предоставя инструментите, с които да превърнете работата в добре организирана и проследима система.

Основни функционалности

Гъвкаво възлагане и управление на задачи

Отговорници, участници, срокове и документи за всяка задача; участниците получават имейл с директна връзка.

Автоматизиране на работните процеси

Повтарящите се дейности стават процеси: при приключване на една задача следващата се активира автоматично.

Планиране и календар на дейностите

Планирайте по изпълнител, дата и място; всяка задача се появява в календара на отговорните лица.

Документи и файлове на едно място

Прикачвайте файлове към задачите, редактирайте Word и Excel съвместно и подписвайте PDF с квалифициран електронен подпис.

Комуникация и пълна история на действията

Коментари, имейл уведомления и пълна история на всяка задача — без загубена информация между каналите.

Отчитане на вложеното време и усилия

Служителите отчитат работата чрез работни карти, по клиенти, договори и проекти.

Търсене, филтриране и групови операции

Сортирайте и филтрирайте задачите по клиент, ангажимент или статус и използвайте групови операции.

Управление на клиентски заявки и съвместна работа

Клиентите подават заявки, следят статуса им и участват в изпълнението.

Работа от мобилни устройства

Работете с задачи и документи в движение; снимки от камерата се прикачват директно.

Подробно

Какво ви дава модул „Задачи и процеси“

С модул „Задачи и процеси“ превръщате ежедневните дейности в организирана система от ясни отговорности, последователни действия и проследими резултати.

Ясна отговорност
Всяка задача има определен отговорник, срок и конкретни изисквания за изпълнение.
Контрол върху сроковете
Следете напредъка и своевременно идентифицирайте забавянията.
Автоматизация на работата
Организирайте последователности от задачи, които се активират автоматично при изпълнение на предварително зададени условия.
По-ефективна екипна работа
Обединете участниците, документите и комуникацията около конкретната задача.
Проследимост на изпълнението
Разполагайте с история на действията, промените и коментарите по всяка задача.
Контрол върху вложеното време
Отчитайте работата по задачи, проекти и договори чрез работни карти.
По-ефективно обслужване на клиентите
Включете клиентите директно в процесите по заявяване, обмен на информация и изпълнение на услуги.

Организирайте задачите, автоматизирайте повтарящите се процеси и осигурете по-добра координация между служители, екипи и клиенти — с bau24.

Автоматизираните процеси подробно

Чрез библиотеки от задачи и настройки на процесите можете да определите какви действия трябва да бъдат изпълнени, кой отговаря за тях и какво следва при приключването им.

Процесите могат да включват специализирани форми и допълнителни табове за проверки, коментари, установени грешки и други специфични действия. При необходимост те могат да бъдат обвързани и с шаблони за автоматизирано попълване на документи.

Това е особено полезно за административни процедури, контролни дейности, периодични проверки и други процеси, които се изпълняват многократно.

Пример: стъпка от процеса е взимане на проба за лабораторно изследване. Задачата може да бъде индивидуализирана така, че да съдържа необходимите параметри, за да бъде пробата взета — включително чрез връзка с външно устройство — и изпратена за лабораторно изследване.

Документи, файлове и подписване

Свържете документите с работата, за която се отнасят. Всеки файл има собствен адрес, което позволява създаването на връзки между задачи и конкретни документи, а чрез етикети можете допълнително да категоризирате файловете и да ги намирате по-лесно.

Документите в Word и Excel могат да бъдат отваряни и редактирани индивидуално или съвместно от няколко потребители. Това улеснява екипната работа и премахва необходимостта от постоянно изпращане на различни версии на един и същ файл.

Word документите могат автоматично да бъдат преобразувани в PDF и подписвани електронно с квалифициран електронен подпис (КЕП), включително групово.

Клиентски заявки и връзка с модул „Заявки“

Комбинирайте управлението на задачите с процеса по заявяване и предоставяне на услуги. При регистриране на заявка системата може автоматично да създаде задача, която — ако има въведен отговорник на договора — бъде назначена автоматично.

Чрез задачи, възложени на служители на клиентите, се предоставят указания, образци и документи, събират се необходимите данни и се уточняват възникнали въпроси. Този подход създава структуриран канал за обмен на информация, намалява необходимостта от разпокъсана комуникация и осигурява история на взаимодействието.

Възможности за индивидуално разширение

Всеки бизнес има специфични изисквания към организацията на работата. Затова модулът може да бъде разширяван с функционалности, разработени според конкретните нужди на вашата компания.

Възможните разширения включват специализирани форми, автоматизирано генериране на документи и взаимодействие с други задачи или външни системи. Така bau24 може да бъде адаптирана към особеностите на вашите бизнес процеси.

За кого е подходящ модулът

Модул „Задачи и процеси“ е подходящ за компании, които искат да подобрят организацията на работата, да осигурят проследимост на изпълнението и да намалят ръчните действия при управлението на дейностите. Особено полезен е за:

Много клиенти и договори
Компании, които управляват множество клиенти и договорни ангажименти.
Проектни екипи
Екипи, работещи по проекти с различни етапи и отговорници.
Повтарящи се процедури
Организации с повтарящи се административни и контролни процедури.
Обмен на документи
Дружества, които обменят документи и информация със своите клиенти.
Отчитане на времето
Бизнеси, които искат да отчитат вложеното време и да анализират работата на служителите.
Автоматизация
Компании, които търсят възможности за автоматизация на вътрешните си процеси.