ОтсъствияДигитализиране на целия процес от заявяване на отсъствие без значение от неговия вид, до издаване на заповед.

Болничен

Инициира се от служителя или от ЧР; може да се прикачи снимка на болничния лист. ЧР го преглежда и болничният става активен. Може да се вписва в отделен регистър на болничните.

1. ЗаявяванеСлужител или ЧР
2. ПрегледЧР
3. АктивенРегистър болнични

Кратък път — едно одобрение

Подходящ за малки фирми. След евентуален преглед от ЧР заявлението отива при офис мениджъра на офиса на служителя; при одобрение се издава заповед за отпуск, която може да се подпише с КЕП.

1. ЗаявяванеСлужител, ЧР или офис мениджър
2. ПрегледЧРпо избор
3. ОдобрениеОфис мениджър
4. ЗаповедПодписана с КЕП

Специфичен път — по органограмата

Пътят отразява организационната структура. За всеки вид отсъствие се указва в кои отдели се изисква одобрение; заявлението се изкачва от ръководителя на отдела към следващото горно ниво, а заповедта се издава в последното настроено ниво — което може да не е най-горното в органограмата.

1. ЗаявяванеСлужител, ЧР или ръководител
2. Предварителен прегледнапр. отговорник графиципо избор
3. ПрегледЧРпо избор
4. Окончателен прегледнапр. счетоводствопо избор

• Предварителният и окончателният преглед важат само за избрани служители или длъжности.
• Докато ръководителят е в отпуск, одобрява основният му заместващ.
• Правото за преглед не се прехвърля към заместващия.

Основните функционалности подробно

• Електронно подаване на заявления

  Служителите могат да подават заявления за отсъствие по всяко време и от всяко място чрез компютър или мобилен телефон. Когато е необходимо, към заявлението могат да бъдат прикачени снимки на болнични или други придружаващи документи.

• Гъвкав процес на одобрение

  Заявленията преминават през предварително дефинирани нива на одобрение, съобразени с организационната структура и вътрешните правила на компанията. Това осигурява последователност, проследимост и контрол върху целия процес.

• Електронно подписване

  След окончателното одобрение заявленията и съответните заповеди могат да бъдат подписани електронно. Подписването може да се извършва индивидуално или групово, което значително улеснява обработката на множество документи.

• Автоматични известия и проследяване на статуса

  Служителите могат по всяко време да проверят на какъв етап се намират подадените от тях заявления. При подписване, отказ или връщане за допълване на документацията системата изпраща автоматично уведомление по електронна поща.

• Контрол на отпуските и годишно планиране

  Модулът позволява проследяване на остатъците от лимитирани отсъствия по години и изготвяне на годишен план за отпуските. Това подпомага по-доброто разпределение на ресурсите и планирането на работата на екипите.

• Гъвкави работни календари и заместване

  При необходимост може да бъде конфигуриран индивидуален работен календар, съобразен със спецификата на компанията. В процеса на подаване или одобрение на заявлението може да бъде определен и заместващ служител за периода на отсъствието, в съответствие с вътрешните правила на организацията.

• Интеграция със системи за работни заплати

  След обработка информацията за отсъствията може да бъде прехвърлена към системата за работни заплати чрез файл или директна интеграция, в зависимост от възможностите за комуникация между системите.

• Електронен регистър на документите

  Електронно подписаните заявления и заповеди се регистрират в съответния регистър, който може да бъде част от Bau24 или от друга система, използвана от организацията.

• Автоматизирано генериране на Форма 76

  Формата за отчитане на присъствията и отсъствията се генерира автоматизирано, като се намаляват ръчната обработка и административните усилия.

• Заместници с право на одобрение

  За всеки вид отсъствие се настройва дали заместващ е задължителен или по избор. Може да се изберат няколко заместващи; основният се уведомява по имейл и докато ръководителят отсъства, придобива правото да одобрява вместо него (стандартно до 3 прехвърляния, при нужда и повече).

• Контрол на наличност и засичания

  Заявлението показва наличните полагаеми дни и може да не позволи подаване без наличност. Предупреждава за засичане със съществуващ отпуск, може автоматично да създаде искане за прекратяване и показва дали заместващият е в отпуск за същия период.

• Справки и експорт към заплати

  Форма 76, календар на отпуските (заявени, одобрени, планирани), заявления, одобрени отсъствия, полагаеми дни и остатъци. ЧР и управителят виждат всички, ръководителите — само своите. Експорт в XML или XLSX за импорт в системи за работни заплати.

• График за отговорниците по смени

  Изготвящите графиците виждат кой отсъства и кой го замества, без да се уточнява видът отсъствие.

• Работни календари по държави

  Работните и почивните дни могат да се въвеждат ръчно или да се зареждат автоматично за съответната държава.

Какви са ползите за вашата организация

• По-малко административна работа

  Дигитализация на процесите и намаляване на обработката и съхранението на хартиени документи.

• Спестено време

  По-бързо подаване, одобрение и подписване на заявления, включително групова обработка.

• Повече прозрачност и контрол

  Ясна проследимост на заявленията и достъп до актуална информация за статуса им.

• По-добро планиране на екипите

  Лесно проследяване на отпуските, наличните лимити и планираните отсъствия.

• По-малко ръчни операции

  Автоматизирано генериране на документи и възможност за интеграция със системи за работни заплати.

• Гъвкавост според нуждите на бизнеса

  Настройки, съобразени с вътрешните правила, работните календари и организационната структура на компанията.

Bau24 — повече автоматизация, по-малко административни задачи.